Aerzen Nederland
van Excel-gedoe naar
soepel declaratiesysteem in Odoo
Aerzen Nederland is onderdeel van een wereldwijd opererende machinebouwer met hoofdkantoor in Duitsland. De Nederlandse vestiging telt tientallen monteurs die dagelijks in het veld werken. De behoefte ontstond om hun declaraties – voor zowel facturabele als niet-facturabele uren – soepeler te verwerken.
Het ERP-systeem van het hoofdkantoor bood geen eenvoudige manier om directe en indirecte uren, overwerk en onkosten te registreren.
“We moesten Excel-sheets per medewerker handmatig verwerken. Erg omslachtig,” vertelt de administrateur van Aerzen.
Het werd dus hoog tijd voor een gebruiksvriendelijk, centraal declaratiesysteem.
Bantip bouwde een Odoo-toepassing waarin iedere monteur zelf uren en onkosten kan indienen. Vervolgens controleert de binnendienst deze declaraties, waarna de manager ze accordeert. De administratie kan de eindafhandeling makkelijk doen.
“We hebben in korte tijd alles naar tevredenheid uitgerold op de werkvloer,” zegt Alex van Bantip.
Vervolgstappen
Na het declaratiesysteem volgden al snel nieuwe vragen:
- Klachtensysteem (ISO-norm): om klachten te registreren en af te handelen.
- Documentmanagement: voor het snel opzoeken van apparaatdocumentatie en formulieren.
Omdat Odoo binnen de organisatie al bekend was, konden deze extra oplossingen snel en betaalbaar gerealiseerd worden.
Snelle en efficiënte verwerking
Gegevens worden nu snel en efficiënt verwerkt en er worden geen invoerfouten meer gemaakt.
"De monteur kan op de werkvloer in de app zijn eigen declaratie indienen. De leiding controleert. Zo wordt het werk gedaan op de meest logische plaats"
Eenvoudig meegroeien met de organisatie
Door de duidelijke structuur van Odoo was het eenvoudig om nieuwe functionaliteit toe te voegen. De leercurve en de ontwikkeltijd waren minimaal. Hierdoor bleek de investering in Odoo een goede basis voor de toekomst.
Kostenbesparing
Door een efficiëntere verwerking is er een aanzienlijke besparing op de verwerkingstijd gerealiseerd.
Hierdoor is de investering binnen één jaar al terugverdiend, en draagt deze automatisering blijven bij aan een positief resultaat.
De voordelen
Met de implementatie van Odoo heeft Aerzen Nederland eindelijk een efficiënt, gebruiksvriendelijk declaratiesysteem – een flinke sprong ten opzichte van de handmatige Excel-werkwijze.
De snelle doorontwikkeling bewijst dat wanneer Odoo eenmaal staat, nieuwe toepassingen moeiteloos geïntegreerd kunnen worden.
Of plan meteen een afspraak voor een sparringsessie
We laten je graag zien hoe Odoo ook voor
jouw organisatie het verschil kan maken.