Bonebakker computer services
Hoe met Odoo het hele bedrijf is geautomatiseerd
Éen totale oplossing voor het hele bedrijf. Geen andere apps meer nodig!
Bonebakker computerservices is onderdeel van Bonebakker IT en verzorgt systeembeheer voor diverse klanten. Dankzij hun combinatie van softwareontwikkeling, hardware en systeembeheer, hebben klanten één aanspreekpunt voor al hun IT-zaken.] In 2014 koos Bonebakker ervoor om hun hele werkproces in Odoo te integreren, van helpdesk tot boekhouding.
Voorheen zijn diverse systemen uitgeprobeerd. Niets beviel eigenlijk volledig. Het oude spreekwoord: "als je iets goed wilt hebben, moet je het zelf maken", was hier zeker van toepassing.
Er lag een behoorlijk wensen- en eisenpakket.
De processen van een veelzijdige organisatie als Bonebakker zijn divers van aard. De helpdesk moet een heldere afhandeling en documentatie kennen. Overzicht, prioritering en het nakomen van afspraken zijn erg belangrijk. Historie en eerdere afhandeling zijn van onschatbare waarde bij de probleemanalyse. Je moet dus handig historische gegevens van een klant of apparaat kunnen terugvinden. Gestructureerde dossiervorming en procesmatige afhandeling zijn noodzakelijk voor een goede helpdesk.
De facturatie is gebaseerd op het gebruik. Deze moet helder verantwoordt worden aan de klant. Bij garantieafhandeling zijn zaken als aankoopdatum en serienummer van belang. Die informatie moet snel beschikbaar zijn. Het logistieke proces moet leiden tot een overzichtelijke werkstroom waarbij het voor alle medewerkers duidelijk is wat ze kunnen doen, op welk moment.
Licentiebeheer (zowel inkoop als verkoop) moet automatisch verwerkt worden op basis van het actuele (dagelijks wisselende) aantal gebruikte licenties.
De volledige boekhouding van Bonebakker (meerdere bedrijven) moet kunnen worden afgehandeld in één geïntegreerde applicatie. Hierbij moet rekening worden gehouden met interne overboekingen en magazijnwaardering.
Een belangrijke wens was een interactief klantportaal. "De moderne klant wil ook zelf zaken kunnen regelen en controleren", aldus Sebald. "Auditrapportages monitoring en topologieoverzichten moeten door de klant zelf ingezien kunnen worden, op het moment dat het een klant zelf uitkomt."
Samen met Bantip stapte Bonebakker Computerservices over naar een geïntegreerd systeem waarin élke processtap – helpdesk, boekhouding, licentiebeheer en logistiek – in Odoo draait. Met slim maatwerk sluit alles perfect aan op de situatie. De input van de gebruikers op de werkvloer is verwerkt tot een praktische applicatie die goed aansluit bij het werkproces van de medewerkers, op alle afdelingen.
“Door Odoo was het eenvoudig om klanten een interactief portaal te geven voor statusupdates, afspraken en facturen.”
Tijdswinst en efficiëntie
Door goede documentatie en zoekfuncties wordt er meestal snel een oplossing gevonden.
Eén handeling werkt direct door in documentatie, administratie en tijdsregistratie.
Overzicht en inzicht
Medewerkers weten precies wat de status is en wat ze kunnen oppakken.
Klanten kunnen zelf makkelijk de voortgang en facturen inzien.
Het management heeft inzicht in de tijdsbesteding en kan daarop beleid maken
Ketenintegratie: klaar voor de toekomst
Gebleken is dat voortschrijdend inzicht eenvoudig geïmplementeerd kan worden.
De integratie strekt zich uit tot buiten onze eigen organisatie via ons portaal en de koppeling aan leveranciers.
De voordelen
Bonebakker zag in een proces van enkele jaren zijn werkproces steeds verder integreren en efficiënter worden door het gebruik van Odoo.
"Steeds kregen we voortschrijdend inzicht en pasten we zaken aan, tot het systeem dat we nu hebben. En dit proces blijft doorgaan, daar ben ik van overtuigd", alsdus Sebald.
Met Odoo als kernsysteem en de maatwerkaanpassingen die Bantip heeft gemaakt, is een goed, en praktisch bruikbaar systeem ontstaan.
Of plan meteen een afspraak voor een sparringsessie
We laten je graag zien hoe Odoo ook voor jouw organisatie het verschil kan maken.